Raúl tenía razón: no hay que usar Gmail en el trabajo

Como una madre que dice triunfante "ya te lo decía yo". Así de tranquilo y sonriente estaba esta mañana Raúl Rivero, el director técnico de soitu.es, mientras casi toda la redacción entraba en pánico durante un par de horas por la caída de Gmail, el popular servicio de correo electrónico de Google. Y es que en nuestra empresa —igual que en muchas—, los redactores apenas usamos el email corporativo. Gmail nos parecía infinitamente más cómodo... hasta ahora, claro. Durante el momento más productivo de la mañana nos hemos quedado sin contactos, sin los artículos enviados por los colaboradores, sin la información remitida por las empresas, sin chatear con los compañeros. Desde el último plumilla al director de soitu.es.

"No puedo trabajar", resumía nuestro jefe Gumersindo Lafuente, que se confiesa un caso grave de abuso de Gmail. "Lo uso como archivo y lo guardo todo en él". Me entero vía Twitter de que Google ha enviado un comunicado a la prensa advirtiendo del fallo de su servicio, pero no puedo leerlo porque recibo sus correos en mi Gmail. Los medios digitales y blogs empiezan a hacer chistes sobre el fin del mundo, en Twitter se coloca como 'trending topic' #gfail y se empieza a recordar la caída del buscador hace menos de un mes. "Tengo el síndrome de abstinencia", nos confiesa un colaborador. Algunos empezamos a desempolvar los programas de mensajería instantánea y los clientes de correo electrónico de escritorio abandonados hace tanto tiempo. No hemos sido los únicos: a lo largo de todo el mundo, millones de personas se han quedado sin correo. Ni la única redacción: hasta el Telegraph y The Guardian, usuarios de Google Apps, han sido afectados.

Raúl Rivero, al otro lado de la redacción, se frota las manos. "Usar Gmail en un entorno empresarial es de descerebrados", nos repite una vez más. "No puedes dejar la información de tu empresa en manos de un servicio que no sabes dónde está, ni quién lo lleva, que es gratis, que no sabes qué condiciones ofrece". Rivero y el resto de técnicos de la empresa son conscientes que utilizamos Gmail para uso profesional, pero hacen la vista gorda y a regañadientes nos dejan utilizarlo, aunque regularmente advierten de que no deberíamos hacerlo. El correo corporativo es otra cosa: nuestras direcciones @soitu.es ni siquiera son accesibles vía web para evitar problemas de seguridad.

Si la reciente caída de Google nos hizo ser conscientes de nuestra 'googledependencia', hoy ha ocurrido algo parecido con el correo electrónico. De hecho, durante unos minutos sólo ha habido dos tipos de usuarios de Gmail: los que se habían molestado en hacer una copia de seguridad de sus correos, y los que nunca habían encontrado el momento. Un ejemplo: la amiga de una redactora ha pasado momentos de pánico hasta el restablecimiento del servicio, porque la única copia de su tesis doctoral estaba en Gmail. "Gmail puede ser más cómodo para vosotros, pero toda esa comodidad es a costa de la seguridad", defiende el director técnico de soitu.es. "Imagínate que es dinero. ¿Lo dejarías ahí, sin ninguna garantía? Pues es lo mismo", insiste. Esa lucha entre la comodidad y la seguridad, esa elección constante entre usar recursos personales o corporativos, es un tira y afloja común en las empresas. Los usuarios suelen argumentar la practicidad y el hecho de que su Gmail personal (o su iPhone, o su portátil) es "mejor" que las herramientas proporcionadas por la empresa.

"La realidad es que mucha de la tecnología dirigida a los consumidores es mucho más innovadora y barata que los productos hechos para empresas", declaraba el investigador Douglas Neal a Business Week hace meses, cuando el choque que hoy se ha manifestado para muchos comenzaba a producirse. "Para algunos trabajadores resulta difícil entender por qué tienen un límite de 100 MB en su correo corporativo cuando pueden obtener 2,5 GB [hoy muchos más] con Gmail", explicaba un analista de Gartner a la misma publicación. "Con algunas excepciones, la gente no [usa tecnología personal en el trabajo] para molestar o romper la seguridad o ser un quebradero de cabeza. Lo hacen a causa de la frustración, o un problema o una limitación con el servicio de tecnología que provee la organización".

Tormenta en 'la nube'

Además, la tendencia a trabajar completamente 'en la nube' que hemos adoptado sin problemas muchos usuarios no ofrece garantías suficientes para aquellos encargados de velar por la seguridad de nuestras comunicaciones. Utilizar programas basados en la web como Gmail de Google es "peor que una estupidez", declaraba un profético Richard Stallman hace unos meses. Hace poco, miles de usuarios comprobaron la razón cuando perdieron todos sus 'bookmarks' debido a un error en el popular servicio on line Magnolia. A los usuarios de pago se les ha devuelto el dinero, pero ¿compensa? ¿hasta qué punto se le pueden exigir garantías a un servicio gratuito, a veces en beta, cuyos complejos términos de uso ni siquiera hemos leído y del que no sabemos nada más allá de sus bonitos colores y formas redondeadas?.

Google siempre ha argumentado que su Gmail de pago es incluso mejor que el proporcionado por la mayoría de las empresas que poseen servidores propios. Y garantiza a los clientes de Google Apps que Gmail estará accesible al menos el 99,9% del tiempo cada mes. Es decir, los términos del servicio del Gmail 'profesional' cuentan con caídas de 10 o 15 minutos al mes. El pasado agosto, informa PCWorld, Gmail ya sufrió algunos graves problemas. Los usuarios que tenían configurado su correo electrónico de Gmail en un cliente de correo de escritorio no han tenido tantos problemas durante esta 'crisis'.

De momento, Google no ha proporcionado grandes explicaciones sobre las causas de lo sucedido, más allá de un post en su blog oficial en el que se disculpa ("estamos trabajando muy duro para solucionar el problema y sentimos mucho las molestias") y una nota en el centro de ayuda de Gmail en la que se hace cargo: "Sabemos lo importante que es Gmail para nuestros usuarios, por lo que nos tomamos asuntos como este muy seriamente, y nos disculpamos por las molestias". Google España remite a los usuarios normales al Centro de Ayuda de la compañía, y a los de pago al contacto por email o teléfono al equipo de apoyo.

Actualización (25/02): Google ha comunicado las causas del problema. "Durante la mañana de ayer se llevaron a cabo tareas de mantenimiento rutinario en uno de los centros de datos que Google tiene en Europa. Esta operación no causa normalmente ningún de tipo interrupción (...) sin embargo, en el día de ayer se produjo un inesperado efecto secundario provocado por un nuevo código que trata de mantener los datos geográficamente próximos a los titulares de las cuentas. Esto causó que otro centro de datos en Europa se sobrecargara y produjera un efecto cascada que fue extendiendo el problema de un centro de datos a otro". Google ha desmentido que la caída se produjera por un ataque externo y ha comunicado que las empresas y organizaciones que tienen contratada una cuenta Google Apps Premier Edition tendrán derecho a 15 días de servicio gratuito.